青理工外事〔2016〕21号
关于印发《青岛理工大学关于举办国际会议的管理规定》的通知
各部门、单位：
经学校研究同意，现将《青岛理工大学关于举办国际会议的管理规定》印发给你们，请遵照执行。
青岛理工大学
2016年12月5日
青岛理工大学关于举办国际会议的管理规定
为了加强学校与国外的学术交流与合作，跟踪国际学术前沿动态，宣传学校的教学、科研成果，提高学校的国际知名度和影响力，学校鼓励具备条件的部门、学院和科研机构举办（含主办、联合主办或协办，下同）国际会议。为加强和规范对举办国际会议的管理，学校特制定如下规定：
一、举办国际会议的基本要求
（一）国际会议一般指与会者来自3个或3个以上国家（含中国）和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，有明确主题的会议。会议主题要紧密结合学校学科发展、教学科研、实验室建设以及人才培养等。另外，学校也支持包括中国在内的双边高端论坛，但论坛必须是获得国家有关机构认可且外方正式参会人数达到规定人数（10人）的会议。
（二）举办国际会议要从实际出发，会议主题要符合我国改革开放和教育、科研发展的需要。学校各部门、学院、科研机构举办国际会议，或邀请有特殊背景的人员参加国际会议，须按程序申报和审批。
（三）国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门。各部门、学院或科研机构须按照国际会议申报的程序及时向国际交流与合作处提供国际会议申办的相关材料。
（四）举办国际会议的申请得到批准后，举办单位应尽快成立会议组织委员会，认真制定工作计划和实施方案，落实各项任务，并对与会代表送交的论文进行认真审查。
（五）会议期间，举办单位要做好会议的组织、安全和保密工作，我方与会代表要坚持内外有别的原则，严格遵守保密制度，不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据等内容均需符合可以公开的口径，不得泄露秘密。
二、举办国际会议经费资助办法
（一）为鼓励和支持学校教学和科研机构举办高层次的国际会议，促进教学科研和重点学科建设工作的开展，学校设立国际会议专项资金，根据年度国际会议审批情况核定预算。该经费主要用于举办国际会议的启动工作和学校批准的资助事项。
（二）已获得批准召开的国际会议，由举办单位在会议召开前至少4个月向国际交流与合作处提交经费资助申请（附件2），由国际交流与合作处组织专家论证后上报分管校领导，并由校长办公会根据专家意见确定是否资助及资助额度。获得资助的国际会议及举办单位名单将在校园网上公布。
（三）举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等事项，主要由会议举办单位自筹解决。原则上“以会养会”，应收取与会人员的注册费或通过其他渠道争取资助或赞助。举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，禁止赠送高档礼品。
三、举办国际会议申报程序
（一）举办单位一般应在每年10月15日之前向国际交流与合作处提交下一年度拟办计划申请表（见附件1），由国际交流与合作处会同科技处等相关部门审核，根据学校实际情况确定本年度的国际学术交流重点，并将国际会议年度计划上报山东省人民政府外事办公室。
（二）在会议召开前4个月向国际合作交流处提交书面报告，详细说明会议主题、内容、规模、拟参会人员名单、日期及经费来源等，由国际交流与合作处审核，并报校领导批准后，以青岛理工大学的名义行文报山东省人民政府外事办公室审批。
（三）举办国际会议的申请得到批准后，举办单位向国际交流与合作处提交举办国际会议最终的会议日程、参会人员名单、详细的会议经费预算等。
（四）国际交流与合作处协助办理应邀参加会议的国外代表入境签证相关手续。
（五）会后十个工作日内，举办单位需向国际交流与合作处提交以下材料：实际参会人员名单、重要照片、讲话录音和录像、论文集、会议总结报告（中文）等。
（六）会议期间形成的重要资料（会议日程、参会人员名单、重要照片、讲话录音和录像、论文集等），由会议举办单位收集、整理、立卷、归档。
四、其它
（一）本规定由国际交流与合作处负责解释。
（二）本规定自发布之日起执行。
附件：1. 青岛理工大学举办国际会议申请表
2. 青岛理工大学举办国际会议资助申请表
3. 青岛理工大学国际会议总结要求
青岛理工大学举办国际会议申请表
举办单位 |
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会议名称 |
中文 |
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英文 |
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会议联系人 |
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手机 |
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会期 |
年 月 日－ 年 月 日 |
会议地点 |
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会议规模 |
与会代表总数： 名， 其中国外代表： 名， 分别来自： 总计： 个国家（地区） 拟邀请青岛市、省部级以上官员名单： |
申办 情况 说明 |
（说明召开会议理由及意义、主要内容、筹备情况、经费预算及落实情况等，简要说明前几届会议情况及所取得的成果。可另附页） 主办单位负责人签字： 年 月 日 （公章） |
科技处意见 |
负责人： 年 月 日（公章） |
国际交流与合作处意见 |
负责人： 年 月 日（公章） |
分管外事校领导意见 |
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校长意见 |
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青岛理工大学举办国际会议资助申请表
举办单位 |
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会议发起单位 |
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会议名称 |
中文 |
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英文 |
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会议批准文号 |
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联系人 |
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手机 |
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会期 |
年 月 日－ 年 月 日 |
会议地点 |
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会议规模 |
与会代表总数： 名， 其中国外代表： 名， 分别来自： 总计： 个国家（地区） |
召开国际会议简介（主要内容、目的、意义、规模、学术影响，可另附页）： |
拟申请资助金额 |
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申请资助范围、理由、预算明细（可另附页）： 举办单位负责人签字： 年 月 日 （公章） |
国际交流与合作处意见 |
负责人： 年 月 日（公章） |
财务处意见 |
负责人： 年 月 日（公章） |
分管外事校领导意见 |
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校长意见 |
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